Gästekartei

Um auf die speziellen Wünsche Ihrer Gäste eingehen können, benötigen Sie einige Informationen.

Sie haben daher zusätzlich zu den Adress- und Familiendaten die Gasthistory (vergangene Buchungen und Sonderwünsche) gespeichert und können zusätzlich eigene Notizen erstellen, die bei jedem erneuten Aufruf des Datenblattes (z.B. auch in der nächsten Saison) erscheinen.

Sie finden das Datenblatt des jeweiligen Gastes durch Eingabe entweder seines Namens, seiner Platznummer, seiner Gastnummer, seiner Referenznummer, seines Wohnortes oder über den Namen eines Mitreisenden.

Die Gästekartei ermöglicht es nicht nur, in bereits abgeschlossenen Zeiträumen die Abrechnungen, Zahlungen, Infos, usw. nachzuschlagen, der Belegungsplan kann auch rückwirkend eingesehen werden. Diese Funktionen sind individuell konfigurierbar, um die Einsichtnahme dieser sensiblen Daten durch Unberechtigte zu verhindern. Außerdem bietet Ihnen Easycamp die Möglichkeit, Arrangements einem bestimmten Veranstalter zuzuweisen. In der entsprechenden Veranstalterkartei können Sie Sammelrechnungen erstellen und die Ansprechpersonen bzw. Konditionen einsehen.

Preisliste

Mit der Preislistenfunktion von easycamperrechnen sich Pauschalen, Angebote, Rabatte von selbst. Das Programm erkennt anhand des gebuchten Platzes die Preiskategorie, anhand des Datums die Saisonspreise, es schlägt mögliche Pauschalen und Angebote unter Berücksichtigung von Wenn- und Oderbestimmungen sowie Zusatzleistungen vor und ermöglicht genauestens konfigu­rierbare Automatikleistungen.

Mailing - Serienbrief

Vorinstallierte Serienbriefe oder einen selbst verfassten Brief sowie Buchungsbestätigungen, Einladungen, Rechnungen, etc. können Sie mit wenig Aufwand an einen von Ihnen ausgewählten Gästekreis aus Ihrer Gästekartei schicken. Sie treffen die Auswahl unter Angabe bestimmter Auswahlkriterien und easycamp druckt für jeden in Frage kommenden Gast den Serienbrief mit den entsprechenden Kundendaten aus.

Reservierung / Buchung

Die Reservierungserfassung in easycamp lässt keine Wünsche offen. Sie können vorhandene Adressdaten übernehmen, die Reservierungsanfrage in eine feste Buchung/eine Vormerkung umwandeln oder als einen Eintrag in die Warteliste kategorisieren.

Die Platzsuche hat sich in den vergangenen Jahren bewährt. Sie können dem Kunden eine fixe Platz­nummer zuweisen. easycamp sucht den passenden Platz anhand von Sonderwünschen (z.B. schattiger Seeplatz) je nach Verfügbarkeit. Darüber hinaus sind Einzel- oder Mehrfachplatzbuchungen kein Problem. Die Plätze sind in Kategorien unterteilbar und können zusätzlich für eventuelle Zimmer-, Stellplatz-Bungalow-, Appartement-, Mietcaravan- oder Mietkabinen-Vermietung adaptiert werden. Bereits fixierte Buchungen können im Nachhinein jederzeit geändert werden (Platz­wechsel, Stornierung).

Anmeldung

Mit dem Gästekartei­blatt überschauen Sie alle Gastinformationen (Namen, Bemerkungen, Notizen, Gast­history, Reservierungsinfo) auf einen Blick. Bei Anmeldung erfolgt eine automatische Leistungs­beschreibung sowie eine Preiskalkulation.

Optional verfügt easycamp über einen auto­matischen Meldescheindruck (wenn von der Behörde gefordert), automatische Aktivierung von Magnetkarten, Chipkarten, Zimmertelefon, etc.

Während des Aufenthalts können Sie beliebige Zusatzleistungen auf die Rechnung des Kunden buchen wie z.B. vorzeitige Abreise einzelner Personen, Platzwechsel, Zusatzplätze buchen, die Aufenthaltsdauer ändern, Teilab­rechnungen ausdrucken.

easycamp-Buchungsverwaltung

Abrechnung

In easycamp gibt es ein mehrstufiges Abrechnungskonzept.

Tägliche Abrechnung

Benutzerabrechnung zur Abstimmung der Mitarbeiterkassen gegenüber der Hauptkasse. Kassenabrechnung gegenüber Chef! Buchhaltung.

Monatliche Abrechnung

Buchhaltung gegenüber der Behörde, Taxenauswertung, Meldewesen...

Tagesinfos

Sie können easycamp so einstellen, dass es beliebig viele der nachfolgenden, oder der speziell für Sie erstellten Listen automatisch jeden Tag, jede Woche oder jeden Monat druckt. Damit liegen am Morgen bereits jene Arbeitslisten vor, die immer gebraucht werden bzw. überprüft werden müssen.

Im nachfolgenden sehen Sie eine Listenübersicht, die über easycamp gedruckt werden können:

  • Reservierungsvorschau
  • No Shows
  • Warteposition
  • Vormerkungen
  • Briefe
  • Anwesende
  • Geburtstag
  • Ankünfte
  • Status Kontrolle
  • Tagesbelegung
  • Freie Plätze
  • Abfahrten
  • Platzbewegungen
  • Platz Report

Natürlich können auch andere Listen konfiguriert werden, die die Informationen beinhalten, die Sie wünschen.

Lageplan

Wer kommt heute bei uns an, und wo stellen wir Tagesgäste heute hin?"

Mit der Reservierungsvorschau ist dies kein Problem. Auf einer Karte Ihres Areals sehen Sie Ihre Stellplätze farblich als frei oder besetzt gekennzeichnet. In den jeweiligen Flächen der Plätze steht die Anzahl der Tage, die der Platz noch belegt oder frei ist. Dieses Prinzip funktioniert natürlich nicht nur für den aktuellen Tag, sondern für jedes beliebige Datum in der Vergangenheit wie in der Zukunft.

easycamp platzbelegung tabellarisch 01

easycamp platzbelegung grafisch 01

Statistiken

Folgende Statistiken sind bei easycamp serienmäßig dabei. Bei der Erstellung Ihrer easycamp Version berücksichtigen wir Ihre individuellen Wünsche.

  • Übernachtungsstatistik
  • Werbestatistik
  • Personenstatistik
  • Reisestatistik
  • Jahrgangsstatistik
  • Platzauslastung
  • Leistungsstatistik
  • Täglicher Platz
  • Gastcodestatistik
  • Statusreport
  • ....

Was easycamp für Sie leisten kann.


Diese Aufstellung erhebt keinen Anspruch auf Vollständigkeit. Auch können sich Funktionen zum Teil gegenseitig ausschließen oder behindern. Einige Funktionen sind Bestandteile von kostenpflichtigen Zusatzmodulen.Bei Fragen oder Unklarheiten wenden Sie sich bitte an uns und fragen Sie nach!

Die Philosophie von easycamp

easycamp stellt eine umfassende Soiftwarelösung für die Rezeption eines Campingplatzes. Es werden alle anfallenden Anforderungen mit easycamp abgedeckt, insbesondere

  •  Erfassen und pflegen aller Namen und Adressen Ihrer Gäste, Lieferanten, Mitarbeiter und sonstigen Personen/Firmen
  •  Verwalten aller Preislisten (Saison, Kategorie, Artikel)
  •  Anlegen und Verwalten von Reservierungen
  •  Das gesamte Handling von Anzahlungen (Anschreiben, Mahnen, Erfassen der Zahlung, Reservierungsgebühren, etc.)
  •  Verwaltung des gesamten Gastaufenthaltes vom Check-In, über den Zusatzverkauf bis hin zum Check-Out
  •  Durchführen des elektronischen Meldewesens
  •  Unterstützung bei den Marketingaktivitäten durch Kategorisierung von Gästen und Buchungen, z.B. Hundebestitzer, Mountainbiker...
  •  Abwicklung des Barverkaufs mittels unserer integrierten Kasse
  •  Verwalten und Anbieten von Veranstaltungen und Aktivitäten
  •  Sie sollen Ihre Daten schnell und einfach für diverse Dienste (wie zum Beispiel Newsletter Systeme, Mailingaktionen, Partnerbetriebe) exportieren können.

easycamp ist das Zentrum Ihrer Rezeption und muss daher funktionieren. Um dies zu gewährleisten, haben wir eine Struktur entwickelt, die es erlaubt im Falle eines Hardwareausfalls mittels einer einfachen Datensicherung auf einen anderen Windows-PC zu transferieren um dort die Arbeit weiterzuführen. Dies ist mit easycamp sehr einfach.

Alles unter einem Dach bedeutet für uns aber auch, dass wir mehrere Campingplätze mit einem System verwalten können, entweder zentral über Terminalserverlösungen oder dezentral mit Datenreplikation von den verschiedenen Campingplätzen in die Zentrale:

  • Alle wesentlichen Änderungen werden protokolliert und können jederzeit eingesehen werden.
  • Ein Berechtigungssystem erlaubt es Ihnen Zugriffe gezielt zu erlauben bzw. zu sperren, so können Sie verhindern, dass Praktikanten detaillierte Auswertungen abrufen können, aber doch die Rezeptionsarbeit erledigen können.

Auf den ersten Blick

Nach dem Start von easycamp sieht man als erstes die dynamische Hauptseite, auf der alle relevanten Informationen stehen, die heute notwendig sind zu wissen:

  • Gibt es heute besondere Ereignisse?
  • Wer soll heute anreisen?
  • Wer ist heute schon angereist?
  • Wer soll heute abreisen?
  • Wer ist heute schon abgereist?
  • Sind Gäste auf dem Platz die schon abgereist sein sollten?
  • Sind Gäste noch nicht gekommen, die gestern oder früher kommen hätten sollen?
  • Wer zieht heute auf einen anderen Platz um?
  • Welche Termine habe ich oder das Team zu erledigt?
  • Sind neue Onlinebuchungen gekommen
  • Wer ist aller anwesend?
  • Wer von den Gästen hat heute oder in den nächsten Tagen Geburtstag?
  • Wie viele Personen, von welchem Geschlecht, aus welcher Nation, in welcher Altersklasse, sind anwesend?
  • Und wie wird das Wetter heute ...

All diese Fragen beantwortet Ihnen unsere Startseite, ohne eine Taste zu drücken und das permanent aktualisiert. Und wie vieles in easycamp, ist das nicht statisch, sondern kann leicht erweitert werden um zusätzliche Informationen. Denkbare sind Anzeigen wie:

  • Wie viele Hunde sind am Platz
  • Wie viele Autos sind am Platz
  • Wie viele von den Dauercampern befinden sich derzeit auf dem Platz
  • uvm.

Und all diese Informationen sind interaktiv, sie können sofort den Termin auf erledigt stellen oder verschieben, sie können die entsprechende Buchung sofort bearbeiten und sie können in dieser Seite natürlich auch suchen.

Diese Startseite steht prinzipiell in zwei Varianten zur Verfügung, einmal für die tägliche Arbeit in der Rezeption und einmal als erweiterte Ansicht für den Rezeptionsleiter oder Chef mit genaueren Informationen.

Adressverwaltung

In der Adressverwaltung werden alle Adressen der Gäste gespeichert die als Hauptreisende gemeldet werden. Sie können hier aber auch all Ihre Lieferanten, Mitarbeiter, Partner usw. anlegen um schnell und effizient auf deren Daten zugreifen zu können.

  • Erfassen von Anrede, Name und Adresse mit Hilfe von Google Adress Helper.
  • Suche nach Straßennamen anhand von Internationalem Kennzeichen und Postleitzahl (nur Niederlande und Österreich)
  • Möglichkeit des Dublettencheck unter anderem mit der Kölner Phonetik
  • Erfassen diverser Kommunikationsdaten wie Telefon, Handy, Email.
  • Erfassen von Zusatzdaten wie Kfz-Nummer, Werbecode, etc
  • Erfassen von buchhalterischen Daten wie UID-Nr, IBAN, BIC etc für die Dauercamper
  • Validierung von UID-Nummer gegen den EU-Server
  • Validierung von BIC und IBAN mit Hilfe der Sepa-Tools
  • Erfassen von Merkmalen um Gäste besser zu kategorisieren (Gastmerkmale, z.B. Hundebesitzer, Mountainbiker)
  • Erfassen einer beliebig großen Gastinformation
  • Hinterlegen von gespeicherten Dokumenten für den jeweiligen Gast (siehe auch Dokumentenverwaltung)
  • Hinterlegen von beliebig vielen Einträgen in der Namensgeschichte mit deren chronologischen Speicherung unter Berücksichtigung vom entsprechenden Sachbearbeiter von Informationen wie zB:
  • Gesamter Schriftverkehr (automatisch)
  • Gesamter Mailverkehr (automatisch)
  • Beschwerden
  • Terminen (z.B Gasprüfungstermin)
  • Allen Telefonaten
  • Sonstigen Informationen
  • Schneller Zugriff auf die Umsatzdaten des Gastes
  • Export der Daten als vCard für den schnellen Import.
  • Intergration in die Telefonanlage, möglichkeit des automatischen Wählens über die TAPI-Schnittstelle
  • Schnelles Erstellen von Mails für diesen Namen
  • Möglichkeit der Validierung der Adresse mit Hilfe von Google Maps
  • Anzeigen der Adresse mit Hilfe von Google Maps.

Gäste können Sie dann sehr flexibel und einfach über unsere Gastsuche wieder finden. So findet zum Beispiel der Suchbegriff ‚Halen‘ alle Personen egal ob ‚Van Halen‘, ‚v.d. Halen‘ oder nur ‚Halen‘ geschrieben. Damit reduzieren Sie Dubletten auf einfachste Weise. Die Suche nach Gästen kann den wichtigsten Kriterien schnell und einfach erfolgen, unter anderem können Sie nach folgenden Daten suchen:

  • Vor- und Nachname
  • Email-Adresse
  • Kfz-Nummer
  • Nation
  • Postleitzahl
  • Buchungsnummer
  • Rechnungsnummer
  • An- bzw. Abreise
  • Name des Mitreisenden
  • Gäste auf Wartelisten
  • Gäste mit offenen Rechnungen
  • uvm.


Wenn Sie über ein kompatibles Kartensystem verfügen, können wir den Gast aufgrund seiner Zutrittskarte(z.B. Transponderkarte) identifizieren und sofort die aktuelle Buchung anzeigen.

Dokumentenverwaltung

easycamp bietet eine Dokumentenverwaltung für jeden Namen, Geschäftsfall, Platz und Artikel an. Dies können Sie sich vorstellen wie einen Desktop für einen Namen. Sie können dort alle zentral gespeicherten Dateien hinterlegen und schnell und effizient abrufen. Auf diese Dokumente können dann alle Mitarbeiter zugreifen und die aufwändige Suche nach wichtigen Dokumenten wie z.B . Mietvertrag, Übernahmeprotokolle usw. entfallen. Diese Dokumente können dann entweder mit Mails mitversandt werden (Platzbeschreibung, Objektbeschreibung, etc. ) oder auch nur einfach mit einem Doppelklick geöffnet werden.
Sie können hier natürlich nach verschiedenen Suchkriterien filtern und auch eine zeitliche Eingrenzung vornehmen.
Typische Dokumente die hier hinterlegt werden können sind:

  • Erhaltene Mails von Gästen (Drag&Drop aus Outlook)
  • Unterschriebene und eingescannte Verträge (Miet- oder Pachtverträge von Dauercamper )
  • Bilder
  • Platz/Objektbeschreibung
  • Grundrisse von Mobilheimen
  • Inventarlisten
  • usw..
  • Natürlich besteht hier die Möglichkeit Berechtigungen zu vergeben um einen Missbrauch zu verhindern.

Preislisten

Einer der Philosophien von easycamp ist es, dass eine korrekt eingestellte Preisliste das Arbeiten in der Rezeption und die Abrechnung von Leistungen erheblich vereinfachen soll. Jede Preisliste kann beliebig viele Saisonen haben und jede Saison Ihre Artikel/Leistungen. Und Sie können beliebig viele Preislisten konfigurieren. Wobei hier die Regel gilt: Eine Buchung muss einer Preisliste zugeordnet sein.
Aufgrund der gebuchten Stellplätze und der gebuchten Mitreisenden werden automatisch aufgrund der Preisliste die entsprechenden Leistungen ermittelt und verrechnet.
Beliebte Preismodelle bzw. Abrechnungsarten sind natürlich problemlos möglich wie zum Beispiel:Anwesenheitsrabatt (selektierbar auf welche Leistungen, und Staffelfähig)

  • Gratistage (14=10), einstellbar was gratis sein soll (erste oder letzte Tage, billigste oder teuerste Tage), auch wieder mit beliebig vielen Staffeln.
  • Mindestpreise pro Tag (errechnen eines Mindestpreis pro Tag und eventueller Verrechnung der Differenz)
  • Stammgästerabatt aufgrund von Ehrungsjahren/Anzahl Buchungen
  • ACSI-Card (2 Personen, 1 Stellplatz, 4 kw Strom, 1 Hund)
  • Mengenrabatte (Rabatt ab 2. Kind usw)
  • Preise aufgrund der Anwesenheitsdauer (1 Nacht = teurer)
  • Maximierung der Rabatte auf einen gewissen Maximalrabatt
  • Möglichkeit der Kombination von Rabatten
  • Manuelle Rabatt (als Betrag oder Prozent)
  • Die meisten hier aufgeführten Leistungen können limitiert werden auf gewisse Leistungscodes, so dass zum Beispiel der Anwesenheitsrabatt nur auf die Personenleistungen wirkt, nicht aber auf die Stellplatzleistungen.

Sie können pro Leistung/Artikel folgende Einstellungen treffen:

  • Einmalig, pro Tag oder pro reservierten Tag
  • Menge die vorgeschlagen/verrechnet werden soll
  • Leistung als Favorit definieren
  • Mehrfache Leistungsmerkmale (handelt es sich um einen Personenleistung, Stellplatzleistung,...)
  • Rabattfähig oder nicht (wichtig z.B. für Orts Taxe)
  • Mehrwerts Steuersatz und Konto pro Saison
  • Folgeleistungen (Mit Haustier wird zum Beispiel erhöhte Endreinigung verrechnet)
  • Individuelle Gültigkeitszeitraum (z.B. nur ein Wochenende)
  • Definitionen von Pauschalpreis (Wochenpreis) mit Einstellungsmöglichkeit der maximalen Verwendung pro Buchung, Verrechnung der Mehrtage nach Preisliste oder aliquotem Pauschalpreis.
  • Einschleifregelung (Preis der Vorsaison gilt maximal x Tage auch in Hauptsaison, wenn in Vorsaison angereist)
  • Sortiereinstellung auf Ausdruck
  • Markierung der Leistung für diverse Listen (Frühstücksliste, Retour/Pfandleistung, etc.)
  • Selbstverständlich können die Preislisten auf einfachste Art und Weise kopiert werden um eine neue Saison oder gar eine neue Preisliste zu erstellen. Auch besteht die Möglichkeit Saisonen zu vergleichen um die Unterschiede schnell zu erkennen.

Auch können innerhalb der Preisliste die verschiedenen Saisonen in einem Excel-ähnlichen Stil überarbeitet werden um Preisänderungen schnell und effizient zu bewerkstelligen. Im Normalfall greift in der Buchung das Regelwerk der Preisliste (Welcher Platz erzeugt welche Leistung und welcher Mitreisender welche Leistungen in welcher Höhe) aber dies Automatik kann pro Buchung natürlich deaktiviert werden um Spezialvereinbarungen Rechnung zu tragen. Auch können einzelne Plätze, Mitreisende oder Leistungen gesondert in der Buchung verändert werden.
All diese Möglichkeiten erlauben es die 95% Standardfälle gut, fehlerfrei und schnell abzuwickeln aber auch die 5% Sonderfälle mit Easycamp abzuwickeln ohne auf Komfort verzichten zu müssen.
Platzstammdaten
Der Begriff Platz ist hier eigentlich falsch gewählt, denn eigentlich handelt es sich um Reservierungseinheiten. Alles was Tageweise verrechnet wird, kann hier angelegt werden, wie zum Beispiel:

  • Stellplätze
  • Mietunterkünfte (Zimmer, Ferienwohnungen, Ferienhäuser, Mobilheime, Mietwohnwägen, Schlaffässer, Mietzelte, usw.)
  • Zeltplätze
  • Dauerstellplätze
  • Bootsliegeplätze
  • Kühlschränke
  • Mietbäder
  • Garagenstellplätze
  • Strandkörbe
  • Mietautos
  • Parkplätze
  • Kinderhochstühle
  • usw.

 

Damit kann dann diese Einheit nicht nur automatisch aufgrund der Preisliste verrechnet werden, sondern auch die Belegung wird entsprechend verwaltet und hier wirklich auf Objektebene.

Jedes Objekt bekommt eine eindeutige Identifizierung (=Platznummer) und kann darüber oder auch einen beliebigen Alias angesprochen werden. Zu jedem Objekt steht Ihnen auch die Dokumentenverwaltung zur Verfügung, wo Sie dann zum Beispiel Bilder, PDF-Beschreibungen, Grundrisse, AGB, Inventurlisten usw. hinterlegen können und jederzeit aufrufen. Jedes Objekt kann hier genau beschrieben werden mit diversen Kennzeichen und Daten:

  • Länge/Breite/Größe des Platzes
  • Beschreibung
  • Merkmal (A-Platz, B-Platz, Mietobjekt -> wichtig für die Preisliste)
  • Eigenschaften des Objektes (Ja/Nein-schalter, beliebig erweiterbar)
  • Doppelbett
  • Stockbett
  • Mikrowelle
  • Raucher
  • Haustiere
  • Behindertengerecht
  • Farbkennzeichnung (z.B. Grün für gereinigt, rot für ungereinigt)
  • Piktogramme für schnelle Erkennbarkeit (auch im Platzplan)
  • Informationen für die Kartenprogrammierungen
  • Sperrkennzeichen
  • Erlaubnis Doppelbuchungen (Ja, Nein, Auf Nachfrage)
  • Informationen über Zähler (Gas/Wasser/Strom, fernauslesbar?)
  • Areal
  • Hierarchischer Objekttypenbaum
  • Limitierungen (Mindesttage, Maximaltage, Intervall)
  • Informationen über Eigentümer

Jedes Objekt wird einem Campingplatz zugeordnet. Weiter gibt es eine Verknüpfung zwischen der Preisliste (=Arrangement) und den Plätzen. So kann definiert werden in welcher Preisliste welche Objekte gebucht werden können. Objekte können dann in mehreren Arrangements gebucht werden, wenn gewünscht auch mit unterschiedlichen Preisen und Konditionen, oder ein Platz wird fix einem oder mehreren Arrangements zugeordnet. Damit kann zum Beispiel verhindert werden, dass Dauerstellplätze an Touristen vergeben wird, wenn dies nicht gewünscht ist.

Belegungsplan / Platzsuche

Für die Platzsuche steht ihnen der Automatikmodus zur Verfügung, wobei das Programm auf Grund Ihrer Daten (Zeitraum, Merkmale, Areal) den passenden Platz sucht, oder Sie können auf unseren tabellarischen Plan zugreifen, wo Sie schnell sehen, was in diesem Zeitraum gebucht ist, welche Buchung vorher und welche nachher ist. Verschiedene Farben und Formen sagen Ihnen sofort ob Sie diese Buchung einfach verschieben können oder ob Sie hier Vorsicht walten lassen müssen. Auch sehen mit einem Blick ob die Buchung schon bestätigt bzw. angezahlt wurde und Sie können sich auch anzeigen lassen, wenn irgendwelche zeitlichen Besonderheiten (Spätabreise, Spätankunft) vereinbart worden sind. Zusätzlich können Sie sich noch einen Platzplan einblenden, der Ihnen genau zeigt wo sich dieser Platz befindet und ob er frei ist, oder frei wird oder belegt ist. Und Sie können hier nicht nur einen Platz auswählen, sondern auch mehrere wenn zum Beispiel eine größere Gruppe anreist.
Die Filtermöglichkeiten sind hier sehr vielfältig, sie können unter anderem folgende Abfragen durchführen:

  • An- bzw. Abreise und/oder Dauer
  • 14 Tage frei im Juli?
  • Areal
  • Platzmerkmal (Sonnig, nähe WC, A-Platz, ...) sowohl und also auch oder verknüpft
  • Objekttyp (Ferienhaus, Ferienwohnung, Stellplatz, Bootsliegeplatz)
  • Ausstattungsmerkmal (Doppelbett, Raucher, Haustiere erlaubt)
  • Platz mit einer Mindestbreite, Mindestlänge oder Mindestgröße
  • Nur verfügbare Plätze
  • Nur verfügbare und NICHT Wunschplätze
  • Nur belegte Plätze
  • Plätze eines Gastes

Auch die Sortierung läßt sich anpassen, so können Sie zuerst die Plätze sehen, deren letzte Buchung perfekt zu unserem Starttermin passt oder den Platz deren Anfang perfekt zu unserem Endtermin .

Selbstverständlich können Sie auch aus dem Platzplan heraus eine Buchung erstellen oder auch bearbeiten oder Plätze sperren.


Die Buchung

In easycamp ist jede Buchung einem Gast zugeordnet, ausgenommen hiervon ist nur die Preisinfo ohne Gast.
Die Buchung kann in Easycamp mehrere Zustände haben:


Preisinfo

Hierfür ist der Status I vorgehen. So eine Buchung wird ganz normal gerechnet, jedoch wird kein Platz blockiert oder reserviert und dient dazu um unverbindliche Angebote zu erstellen. Wenn so ein Angebot nicht angenommen wird, kann man diese Preisinfo auf ‚L‘ für abgelehnte Preisinfo stellen, um später Auswertungen machen zu können. Wird die Preisinfo zu einer Buchung kommt Sie in den Status Reservierung.

Warteliste

Die Warteliste ist dazu gedacht, um Gäste die sich ein bestimmtes Objekt/Objekttyp in einer bestimmten Zeit wünschen verwalten zu können. Wenn dann eine Buchung storniert wird, kann man Gäste auf einer Warteliste einladen die verfügbare Einheit zu buchen und damit ändert sich der Status zu einer Reservierung. Hier wird auch keine Blockierung des gewünschten Platzes durchgeführt.

Reservierung

Diese belegt nun den Platz im Platzplan. Hier unterscheiden wir primär zwischen einer Vormerkung und einer Fixbuchung. Beide werden unterschiedlich im Platzplan dargestellt. Wenn mit Anzahlungen gearbeitet wird, dann ist die Vormerkung die Reservierung bevor die Anzahlung getätigt wurde und die Fixbuchung indiziert dann dass die Anzahlung geleistet wurde.Natürlich kann jederzeit den Status ändern zwischen Vormerkung und Fixbuchung. So kann man zB bekannte Stammgäste sofort bei einer neuen Reservierung den Status Fixbuchung geben, ohne dass die eine Anzahlung leisten müssen.Solche Buchungen können jederzeit mit oder ohne Stornogebühr storniert werden. Auf Wunsch können solche Buchungen auch einfach gelöscht werden.

Aktive Buchung

Sobald der Gast anreist und der Check-In durchgeführt wurde, wird die Reservierung geändert in eine aktive Buchung oder bei Gästen die ohne Reservierung anreisen, sofort eine aktive Buchung erzeugt.

Abgereiste Buchung

Wenn der Gast abreist und der Check-Out durchgeführt wird, wird die Buchung auf Abgereist gestellt. Diese Buchungen verbleiben dann im System und können für Auswertungen genutzt werden.

Bestandteile der Buchung

Jede dieser Buchungen beinhaltet folgende Daten:

  • Namen und Adresse des Gastes,bei der Anlage einer Buchung werden automatisch der Name und die Anschrift des Gastes aus dem Gaststamm übernommen. So ist auch historisch korrekt sichergestellt, dass jeweils bei der Buchung die Daten stehen, die damals gegolten haben. Der Namensstamm sollte immer die aktuellen Daten beinhalten.
  • Gebuchte Plätze/Objekte,pro Buchung können beliebig viele Objekte gebucht werden. Diese können natürlich unterschiedliche Zeiträume darstellen, müssen allerdings innerhalb des gesamten Buchungszeitraumes liegen.Auch kann hier pro Platz definiert werden ob Sonderkonditionen gewünscht sind, ob der Platz nur verrechnet aber im Platzplan nicht blockiert werden soll. Auch kann pro Platz definiert werden ob es sich um einen Wunschplatz oder gar um einen nicht verschiebbaren Platz handelt.Auch kann das Verrechnungsmerkmal hier noch übersteuert werden, so ist es kein Problem einen A-Platz mit dem Preis eines B-Platzes zu verrechnen.

Folgende Funktionen finden sie zur schnelleren Arbeit vor:

  • Suche nach einem Platz für den Zeitraum und die gewünschten Merkmale oder Areal
  • Platz trennen/splitten (Umzug)
  • Anzeige der Personen auf diesem Objekt (sofern eingegeben)
  • Erfassen Sonderkonditionen (Preis, Rabatt) pro Objekt

Zählerinformationen

Hier können auch beliebig viele Zählerdaten hinterlegt werden. Normalerweise besteht hier eine Verknüpfung von Zählernummer mit Platznummer, kann jedoch vollständig unterschiedlich sein.
Man kann hier auch über die Zählerfernauslesung die Daten direkt ablesen lassen oder man tippt die Daten manuell ein, wobei jeder Zählerstand mit Datum gespeichert wird. So wird dann der letzte Zählerstand als Anfangsstand wieder vorgeschlagen.Der Zählerstand wird dann laut Preisliste verrechnet.


Mitreisende

Hier werden alle Personen eingetragen, die anreisen. Ob und wie die jeweilige Person verrechnet wird, ist in der Preisliste hinterlegt. Hier gibt es prinzipiell drei Versionen wie Mitreisende erfasst werden:

Gruppenerfassung

Hier wird lediglich der Reiseleiter namentlich erfasst und die restlichen Reisenden nur nach Altersklasse und Nation. Hier sollten alle Personen gleichzeitig an- und abreisen.

Kurzerfassung

Hier werden die Personen nicht namentlich sondern nur über die Altersklasse angelegt. Dies ist dann interessant wenn die Erfassung schnell gehen soll und keine Statistik über die verschiedenen Alter notwendig ist. Der typische Einsatzfall ist hier wenn sich um Personen handelt die nur eine Nacht bleiben.


Normale Erfassung

Hier wird pro Mitreisenden der Name und das Geburtsdatum erfasst. Zusätzlich kann man noch das Geschlecht, abweichende Altersklasse (z.B. Ortstaxenbefreit) hinterlegen.Falls notwendig bzw. gewünscht kann auch pro Person die Daten des Ausweises hinterlegt werden und auch in welchem Objekt (=z.B. Zimmer) sich die Person befindet. In allen diesen Fällen können natürlich die Zeiten von der gesamten Buchung abweichen, und können auch Personen öfters eingetragen werden, wenn diese zum Beispiel ab- und wieder anreisen.
Folgende Funktionen finden Sie hier zur schnelleren Arbeit vor:

  • Gruppeneingabe
  • Anzeige An- und Abreisen von Personen mit Druckmöglichkeit
  • Anzeige der Anwesenheiten von den Personen
  • Mitreisende auf ‚Nichtanwesend setzen‘ und retour
  • Mitreisende unterbrechen (bei zwischenzeitlicher Ab- und wieder Anreise)
  • Erfassen Sonderkonditionen (Preis, Rabatt) pro Mitreisenden
  • Leistungen

Aufgrund der gebuchten Plätze, Zähler und Mitreisenden werden aufgrund der Preisliste die entsprechenden Leistungen mit deren Preis ermittelt. Natürlich können Sie weitere Leistungen hinzufügen, wie zum Beispiel Kartenpfand, Verkauf von Gasflaschen, Duschmünzen, etc. Auch können sie Rabatte oder Pakete einfach manuell hinzufügen wie z.B. einen Stammgastrabatt oder die ACSI-Card. Alternativ können Sie hier auch automatische Leistungen/Rabatte hier nur für diese Buchung deaktivieren bzw. der Zeitraum entsprechend anpassen.Auch können Sie die Automatik von Plätzen bzw. Mitreisenden deaktivieren und die Preise vollständig eigenständig verwalten, was zum Beispiel bei Großgruppen oder Spezialvereinbarungen notwendig sein kann.


Abrechnungen mit deren Zahlungen

Aufgrund der Buchung werden die entsprechenden Leistungen auch abgerechnet. Dies kann in Form von Anzahlungen oder Pauschalzahlungen passieren, oder auch durch Teil- bzw. Endabrechnung. Solange Leistungen in der Buchung offen sind, können Sie auch eine Abrechnung durchführen. Im Normalfall gibt es eine Anzahlungsrechnung und dann eine Schlussrechnung. Sie können aber auch problemlos mehrere Rechnungen zu einer Buchung erstellen. Zu jeder Abrechnung gehören dann eine oder mehrere Zahlungen. In seltenen Fällen können Sie eine Abrechnung erstellen und keine Zahlung erfassen wenn die Rechnung zum Beispiel überwiesen wird.Bei jeder Zahlung können die Zahlungsart, Zahlungsdatum und den Zahlungsbetrag sowie den Kassierer erfassen.
Diverse Konfigurationsmöglichkeiten helfen Ihnen, dass die Eingaben korrekt durchgeführt werden. Falls Zahlungen überfällig sind, ist dies deutlich in der aktuellen Buchung aber auch allen anderen Buchungen dieses Gastes sichtbar.

Der Check-In

Der Check-In kann entweder manuell oder automatisch erfolgen. Wenn der Gast zum Beispiel schon reserviert hat, seine Zutrittsdaten (-Karten) bereits hat und das erste Mal am Anreisetage durch die Schranke fährt kann dieser Gast automatisch eingecheckt werden. Sie sehen dann auf der Hauptseite, den Gast unter ‚angereiste Anreisen‘ und nicht mehr unter ‚offene Anreisen‘.
Im Normalfall wird aber der Gast manuell eingecheckt. Wenn bereits eine Reservierung vorliegt, wird diese dazu verwendet, ansonsten eine neue Buchung erzeugt. Das Anreisedatum kann hier natürlich frei eingegeben werden, sodass Anreisen am Vortag kein Problem sind.In diesem Vorgang werden dann nochmals alle relevanten Daten angezeigt, abgefragt und auch validiert.
Während dieses Vorgangs wird dann auch wenn nötig das Meldewesen initiiert, die entsprechenden Zutrittskarten programmiert, alle notwendigen und gewünschten Daten erfasst wie zum Beispiel:

  • Zähleranfangsstand
  • Emailadressen
  • Werbecode (woher kennen Sie uns...)
  • Alle Mitreisenden mit deren Daten
  • Zusatzleistungen (Hund, Bettwäsche, ...)
  • Aktivierung des Gastes in Shopsystemen (Shop, Wellness, Gastro)
  • Wenn gewünscht kann jetzt bereits die gesamte Buchung abgerechnet und kassiert werden.

Der Check-Out

Der Check-Out sagt dem Programm dass der Gast zu dem entsprechenden Tag abreist. So ist es kein Problem den Check-Out bereits am Vortag durchzuführen. Im Normalfall wird dann die Buchung auch abgerechnet und die Zahlung(en) eingetragen. Wenn nötig, wird hier wieder das Meldewesen durchgeführt, um die endgültigen Daten zu übertragen, eventuelle Zutrittskarten deaktiviert, Guthaben ausgelesen und gutgeschrieben.

Wahlweise können folgende Aktionen beim Check-Out angestoßen werden:

  • Erfassung Zählerendstand
  • Übermittlung der Daten an Bewertungsportale (zB iiqCheck)
  • Meldewesen Abmeldung
  • Deaktivierung der Gastes in externen Shopsystemen (Shop, Wellness, Gastro)
  • Retourname und eventuelle Verrechnung von Pfandartikel (Stromkabel, Kartenpfand, etc)
  • Falls Sie bereits die Abrechnung am Anfang machen und der Gast beim Check-Out gar nicht mehr in die Rezeption kommen muss, kann dieser Check-Out auch automatisch am Tagesende oder nächsten Tag erfolgen.

Während des Aufenthaltes

Wenn Sie Änderungen während des Aufenthaltes ergeben, dann können diese hier einfach durchführt werden und haben dann auch direkt Auswirkungen auf den Endpreis (je nach Preisliste)Folgende typische Änderungen können auf einfache Weise durchgeführt werden:

  • Gast fährt später (=Abreise anpassen)
  • Gast fährt früher (=Abreise anpassen)
  • Mitreisende fahren früher (=Abreise des Mitreisenden anpassen)
  • Mitreisende kommen später (=Anreise des Mitreisenden anpassen)
  • Mitreisende kommen zusätzlich (=Neuer Mitreisender)
  • Geplanter Mitreisender kommt nicht (=Mitreisenden löschen oder auf nichtanwesend setzen)
  • Mitreisender unterbricht den Aufenthalt (=Mitreisenden unterbrechen)
  • Platzwechsel
  • Verkauf von Zusatzleistungen (Gasflaschen, Wanderkarten, Brötchen)
  • Spätabreiser

Die Buchung kann also während des ganzen Aufenthalts entsprechend verändert und angepasst werden, sodass Sie immer der Realität entsprechen und damit eine korrekte Abrechnung gewährleistet ist.

Auch können Sie hier schon neue Reservierungen für den nächsten Aufenthalt erfassen.


Dauercamper

Als Dauercamper betrachten wir nicht nur die echten Dauercamper sondern auch die Langzeit- oder Saisoncamper. Die Abwicklung und Erfassung ist analog zu einem Touristencamper mit dem Unterschiede, dass eine eigene Preisliste/Arrangement verwendet wird und die Dauer entsprechend länger ist. Da die Dauercamper eine eigene Preisliste haben, können hier auch die steuerlichen Besonderheiten (steuerfrei Leistungen) besonders berücksichtigt werden.
Nachdem einmal alle Verträge als Buchungen eingetragen wurden, mit allen relevanten Daten wie Plätzen, Mitreisenden (=erfasste pauschalierte Personen) und Zusatzleistungen, braucht man diese nicht mehr separat abzurechnen und zu verwalten, sondern es stehen dazu folgenden Funktionen zur Verfügung:

Zählererfassung

Wenn Strom, Gas oder Wasser nach Verbrauch verrechnet wird, kann man hier laut einer Erfassungsliste die Daten schnell eingeben und die Buchung übertragen lassen. Auch besteht die Möglichkeit dies mittels Fernauslesung zu bewerkstelligen.
Statt Buchung für Buchung aufzurufen, können Sie eine Liste bearbeiten, sortiert nach den Kastennummern.


Dauercamperabrechnung


Nachdem die Zählerdaten erfasst sind und alle Leistungen und Zusatzleistungen korrekt in den Buchungen eingetragen sind kann mit der Massenabrechnung der Dauercamper gestartet werden.
Pro Jahr bzw. Saison wird eine neue Buchung generiert und mit Ihr die entsprechenden Abrechnungen.Dazu gibt es folgende Möglichkeiten und Funktionen:

  • Abrechnen aller offenen Leistungen aus der momentan aktiven Buchung, damit werden alle Leistungen in eine Rechnung gestellt und vorgeschrieben.
  • Verlängern aller Buchungen, dies erlaubt die automatische Verlängerung der Dauercamper. Die alte Buchung wird deaktiviert und eine neue Buchung erzeugt für den neuen Zeitraum mit allen Leistungen, die dafür konfiguriert sind (z.B. Plätze, Mitreisende, Hund), aber nicht Leistungen die außertourlich verrechnet wurden.
  • Abrechnen der Verbrauchsleistungen, um zwischenzeitlich auch Abrechnungen nach dem Erfassen der Zählerstände durchführen zu können gibt es diese Funktion. Diese rechnet lediglich die Leistungen aus der Buchung ab, die als Verbrauchsleistungen markiert sind (Strom, Wasser, Gas,...)
  • Alle hier generierten Rechnungen werden mit dem entsprechenden Zahlungsziel aus dem Namensstamm gespeichert bzw. mit einem globalen Zahlungsziel laut Vorgabe versehen. Auch das Rechnungsdatum kann entsprechend erfasst werden.

Falls gewünscht können dann auch die SEPA-Einzugs-Datei für die entsprechenden Rechnungen generiert werden und in das Bankprogramm eingelesen werden.Die gespeicherten Rechnungen werden in einen Druckstapel gestellt und können dort auf einen Rutsch ausgedruckt werden.
Jede Zahlung eines Dauercampers auf die Rechnung kann dann entsprechend eingetragen werden, sodass ein perfekter Überblick über die offenen Posten besteht.
Folgende Möglichkeiten bestehen darüber hinaus:

  • Durchführen eines Mahnwesen
  • Ratenvereinbarung
  • Ausdruck von Zahlungsbestätigungen bei Barzahlungen vor Ort
  • Erfassung der echten Anwesenheitszeiten der Dauercamper wenn gewünscht/benötigt
  • Überleitung der Ausgangsrechnung in eine Finanzbuchhaltung
  • Hinterlegen der Verträge/Vereinbarungen bei der entsprechenden Buchungen (=Dokumentenverwaltung)

Schriftverkehr/Kommunikation

Um mit dem Gast schnell und einfach und immer mit dem gleichen Standard zu kommunizieren können für alle Fälle Vorlagen generiert werden um Briefe (mit Word/Open Office) oder Mails (Outlook, Mapi, Smpt) zu erzeugen. Dazu stehen Ihnen viele Platzhalter zur Verfügung um die Vorlagen richtig zu befüllen. Diese Platzhalter sind individuell erweiterbar. All diese Dokumente werden dann in der Namensgeschichte gespeichert, mit allen Änderungen, auch denen die individuell getätigt worden sind.
Typische Vorlagen für Mails bzw. Briefe sind zum Beispiel:

  • Reservierungsbestätigung mit der Bitte um Anzahlung
  • Anzahlungsbestätigung
  • Stornierung einer Buchung
  • Schreiben/Mail vor der Anreise
  • Miet-/Pachtverträge für Dauercamper
  • Mahnungen (für Dauercamper)
  • Diese Vorlagen können nach Arrangementtyp (Dauercamper, Touristencamping, Mietobjekte) oder Buchungsstatus vorgefiltert werden und auch in den gewünschten Sprachen vorliegen.

Weiter besteht natürlich die Möglichkeit an die selektierten Gäste Serienbriefe zu senden (Weihnachtspost) oder auch nur Etiketten zu drucken. Auch ein Mailing an alle selektieren Gäste sind hier möglich.

Die wichtigsten Selektionskriterien sind zum Beispiel:

  • Minimale Anwesenheit
  • Maximale Anwesenheit
  • Zeitraum in der die Anwesenheit sein musste
  • Arrangement (Mietobjekt, Camping, ...)
  • Buchungstyp (zB nur stornierte Buchungen)
  • Nur Gäste mit Buchungen mit gewissen Leistungen (ACSI, Hund, ...)
  • Gäste aus einer gewissen Nation, Sprache, Werbekennzeichen, Gastmerkmalen)
  • Selektion nach Mitreisenden (Alter, Geburtstag, ...)
  • Gäste auf gewissen Plätzen
  • Damit sind Mailings/Serienbriefe die zum Beispiel folgende Selektionen folgen:
  • Alle Gäste die in diesem Jahr mindesten 3 Nächte hier gecampt haben
  • Alle Gäste die in diesem Jahr mindestens 3 Nächte hier waren, und am x Geburtstag haben
  • Alle Gäste die voriges Jahr da waren und einen Hund mithatten
  • Alle Gäste die in einem Zeitraum da waren und sich für das Tauchen interessieren (=Gastmerkmal)

Weiter bestehen natürlich Schnittstellen um zum Beispiel die abgereisten Gäste um eine Bewertung über iiQCheck zu bitten oder die Daten an ein Newsletter System zu übertragen.


Auswertungen


Die Auswertungen unterscheiden sich primär in Standardauswertungen und in benutzerbezogenen Auswertungen. Die Standardauswertungen wurden von uns in Zusammenarbeit mit den Campingplätzen entwickelt und bieten alle notwendigen Möglichkeiten. Natürlich kann man spezielle Auswertungen erstellen oder die für Standardauswertung einen besonderen Report/Ausdruck hinterlegen.
Der gesamte Auswertungsbereich ist dynamisch und kann mit SQL und Script verfeinert werden, so dass Auswertungen jederzeit ohne Änderung des Programmes möglich sind. Die einzige logische Einschränkung ist, dass wir nur auswerten können, was eingeben wird.
Alle Auswertungen können entweder auf dem Bildschirm angeschaut werden in Tabellenform (mit Sortierung, Filterung und Gruppierung) oder als Druckvorschau betrachtet werden. Der Druck ist entweder direkt auf einen Drucker möglich oder als PDF. Weitere Exportformate wie zum Beispiel HTML, XML, Excel und so weiter stehen auch zur Verfügung.
Folgende Listen zum Beispiel zur Verfügung:

  • Gaststammdaten
  • Adresslisten
  • Kontrolllisten der Preisliste (Mehrwertsteuer, Konten, Preise,)
  • Uvm.
  • Anreiselisten
  • Abreiselisten
  • NoShows (Gäste, die nicht angereist sind)
  • Reservierungsliste
  • Frühstückslisten
  • Reinigungslisten
  • Anwesende Familien/Gruppen
  • Anwesende Personen
  • Freie Plätze
  • uvm.

Kontrollliste

Diese Listen erlauben es die Richtigkeit der erfassen Daten zu ermitteln und zu Kontrollieren

  • Buchungen mit Doppelbuchungen
  • Buchungen ohne Plätze
  • Buchungen mit ungültigen Leistungen
  • Buchungen ohne angelegte Gäste
  • Buchungen mit unvollständigen Gastdaten (Nation, Straße)
  • Stornierte Buchungen mit Anzahlung ohne stornierten Anzahlungen
  • uvm.


Nationenstatistiken

 

  • Auswertung nach Nationen und Übernachtungen
  • Nationenaufstellung gesamt
  • Nationenaufstellung ohne Dauercamper
  • Nationenaufstellung nach Arrangementtyp
  • Übernächtigungen nach Altersklasse/Arrangements

Umsatzauswertungen

 

  • Zu erwartender Umsatz aufgrund der Reservierungen
  • Umsatz pro Einheit
  • Umsatz nach Nation und Aufenthaltsdauer
  • Anzahlungen für späteren Zeitraum
  • Abgrenzungsliste für die Buchhaltung

Tagesabschluss

  • Platzreport
  • Kontensalden gesamt
  • Kontensalden getrennt nach Zahlungsarten
  • Kassenbuch gesamt
  • Kassenbuch pro Kassier
  • Kontobewegungen
  • Benutzerabrechnung
  • Offene Posten
  • Kontosalden gesamt nach Rechnungen
  • Umsatz pro Rechnung, unabhängig von Zahlungsart
  • Verwendete Anzahlungen
  • Verwendete Pauschalzahlungen
  • Viele dieser Auswertungen können automatisiert am Tagesende beim Tagesabschluss generiert und gedruckt werden und auch automatisch an die Buchhaltung gemailt werden.

Veranstalter

Mit easycamp ist es möglich auch Gäste die bei einem Veranstalter gebucht haben zu verwalten. Pro Veranstalter wird eine Preisliste (=Arrangement) erstellt, in der definiert ist, welche Saisonzeiten gelten, welche Leistungen direkt vor Ort vom Gast kassiert werden und welche an den Veranstalter verrechnet werden. Wenn eine Abrechnung in einem solchen Arrangement gemacht wird, wird einerseits ein ‚Lieferschein‘ an den Veranstalter generiert und wenn notwendig eine Rechnung an den Gast, die dieser vor Ort zu bezahlen hat. Damit ist es kein Problem die Orts Taxe vor Ort vom Gast bezahlen zu lassen und den Rest an den Veranstalter zu fakturieren.


Vorgang der Veranstalterabrechnung


Man kann einen belieben Zeitraum der abgereisten Buchungen selektieren und die Lieferscheine der jeweiligen Buchungen in eine Sammelrechnung zusammenfassen zu lassen. Der Ausdruck kann dann pro Buchung (Header der Buchung, Leistungen) erfolgen oder kumuliert.
Auch können dann die Zahlungen dieser Rechnungen eingetragen werden, sodass auch hier eine Verwaltung der offenen Posten möglich ist.


Integrierte Kasse


Die integrierte Kasse erlaubt es Artikel ohne Zuordnung zu einem Gast zu verkaufen. Sie können so Ihre Wanderkarten, Gasflaschen, WLAN-Tickets schnell und einfach erfassen und korrekte Belege für die Buchhaltung erzeugen.
Auf Wunsch ist es natürlich möglich, die Zahlung auch auf einen ‚Gast zu schreiben‘ und dies dann mit der Endabrechnung zu kassieren. Oder Sie können den Betrag auch zum Beispiel von einer Camp Card abbuchen lassen.

Zusatzmodule & Zusatzfunktionen, die nützlich sein können


easycamp lernt mit jeder Präsentation und jedem Kunden dazu und versucht alle Anforderungen abzudecken. So entstanden viele kleine Funktionen und zum Teil Module, die oft bei Präsentationen untergehen aber doch wichtig und nützlich sein können:

 

  • Verwaltung von Veranstaltungen, sie können beliebig viele Veranstaltungen hinterlegen, mit dem Zeitraum und den Informationen für welche Gäste das interessant sein könnte. So kann man bei der Reservierung oder beim Check-In schon ganz gezielt Gäste auf Veranstaltungen hinweisen, die sie anbieten. Die Selektion kann nach Arrangement oder Altersklassen durchgeführt werden.
  • Preisfixierung, sie können jederzeit den Preis einer Buchung fixieren. Das heißt, selbst wenn Sie die Preisliste ändern, können Sie dem Gast die Differenz erstatten oder auch nachverrechnen.
  • • Massenerfassung von Leistungen, diese Funktion erlaubt das schnelle Eintragen von Leistungen in viele Buchungen. Wenn Sie zum Beispiel Brötchen verkaufen und diese mit der Buchung abrechnen, können Sie diese schnell und einfach eintragen.
  • • Familien- und Gruppenzusammenführung, wenn Sie versehentlich die Reservierung auf den Namen A gemacht haben und die Buchung eigentlich zum Namen B gehört können Sie die gesamte Buchung mit allen Informationen von einem Namen zum anderen transferieren und so die Buchungshistorie wieder korrekt darstellen.
  • • Retourleistungen erfassen, wenn Sie Kartenpfand nehmen oder öfter Dinge wie Stromkabel oder ähnliches verleihen, dann erinnert Sie das Programm beim Check-Out daran, diese Sachen zurückzufordern oder zu verrechnen. Damit ist ein sofortiger Überblick über das gegeben.
  • • Leistungen als Favoriten markieren, sie können häufig benötige Leistungen als Favoriten markieren und Sie dann schnell und einfach einer Buchung hinzufügen. Ein Klick und der Hund ist gebucht.
  • • Preisalternativen,sie können Pakete als Alternative definieren und dann pro Buchung durchrechnen lassen, welches Paket in diesem Fall den besten Preis ergibt. Ideal wenn man besonders Kundenfreundlich sein will und für die Kontrolle der Preisliste.

Fakturierung

Da easycamp auf einer Warenwirtschaft aufbaut, ist es auch kein Problem ganz normale Fakturierung und Auftragsbearbeitung darüber laufen zu lassen. Damit lassen sich dann ganz herkömmlich Angebote, Aufträge und Rechnungen schreiben und auch das Bestellwesen nutzen.

Lagerbewirtschaftung

Auch das Führen eines Lagerstandes für den Einkauf ist mit easycamp möglich.

easycamp im Internet


Niemand ist eine Insel. Auch nicht easycamp. Wir bieten viele Schnittstellen zu Diensten im Internet, sei es Bewertungsportale, Meldewesen oder Onlinebuchungsplattformen.easycamp ist in der Lage mit den wichtigsten Onlinebuchungsplattformen über diverse Channel Manager zusammen zu arbeiten. So können wir periodisch die Verfügbarkeiten der gewünschten Einheiten übertragen und auch getätigte Buchungen abholen und in Easycamp importieren.


Easybuchen


Easybuchen steht nun auch zur Verfügung und erlaubt es Gästen sich den Preis für einen Aufenthalt selbst zu ermitteln aufgrund Ihrer Preisliste, wenn gewünscht kann natürlich sofort ein Platz/Mietobjekt gebucht werden und über die Mailimportschnittstelle in easycamp übertragen werden, oder auch direkt in das System gebucht werden mit der Option einer Zahlung über einen Zahlungsprovider.
Hier die wichtigen Daten über Easybuchen:

 

  • Buchen von Plätzen, Kategorien oder Arealen
  • Direkte und genau Preisberechnung aufgrund der Preisliste
  • Anpassbare Oberfläche mit Google Analytics Integration
  • Passend für mehrere Campingplätze (Campsite – Arrangement)
  • Echte Online-Verfügbarkeitsabfrage
  • Mehrere verfügbare Zahlungsprovider zur Auswahl
  • Mehrsprachig
  • Einsatz als Kiosksystem
  • Für den Campingplatz selbst können Abfragen via Internet durchgeführt werden, um zum Beispiel die aktuelle Buchung auf einem Platz zu sehen, oder die heutigen geplanten An- oder Abreisen und viele Informationen mehr.

Weiter bietet easycamp auch ein Gastportal, indem sich Gäste ihre Buchungen und Reservierungen anschauen können, Rechnungen einsehen und ausgewählte Dokumente aus der Dokumentenverwaltung. Auch die Informationen über das easycamp Kundenkarten System sind hier möglich.

Der mgm XML Server

Dieses Tool bildet die Schnittstelle zwischen dem easycamp System und externen Systemen. Über diese Schnittstelle können Sie selbst oder Partner Daten von easycamp abrufen oder updaten um größtmögliche Flexibilität zu gewährleisten. Diese Schnittstelle bietet einfache zu bedienende Funktionen um komplexe Abfragen einfach zu bewerkstelligen, die dann in vielfältigster Weise dargestellt werden können.

Schnittstellen

Wir können viel, aber nicht alles. Deswegen bedarf es Partner mit denen wir zusammenarbeiten. Wir bieten deswegen viele Schnittstellen zu Systemen an, und die Anzahl der Schnittstellen wächst permanent. Die wichtigsten Partner sind unter anderem

 

  • Cynox – Campcard & Stromfernauslesung
  • Hinn – Kfz-Nummernerkennung
  • Condas – Zutrittskontrollen
  • GoingSoft – Wlan- System
  • Salto – Zutrittskontrollen
  • nTree - Zutrittskontrollen
  • AVS – Meldewesen/Kurkartensystem (D)
  • Wintop – Meldewesen (D)
  • Feratel – Meldewesen (A)
  • ComUnity – Meldewesen (A)
  • SWTech – Meldewesen
  • iiQCheck – Bewertungsportal
  • Channel Manager
  • Hotel-Spider
  • Naturalbooking.it
  • Feratel
  • Seekda
  • Fibuschnittstellen
  • DATEV
  • Diamond
  • RZL
  • BMD
  • Igel
  • Uvm..

Wir sind jederzeit bereit Schnittstellen zu evaluieren und zu implementieren.

Zum Ende ....
Weitere Informationen erhalkten Sie am besten wnn Sie sich easycamp live ansehen entweder auf einer der Messen oder Ausstellungen wo wir unser Produkt präsentieren, oder individuell bei Ihnen vor Ort oder auch für einen ersten Eindruck über eine Onlinepräsentation.
Gerne stellen wir auch Kontakt zu einem unserer Kunden her, der Easycamp bereits einsetzt und Ihnen seine Erfahrungen mit Easycamp und unserer Firma mitteilt.

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